CAJA DE HERRAMIENTAS
COMUNICACIÓN
ORAL Y ESCRITA.
Módulo 1
La importancia de la
Comunicación Efectiva
La
comunicación es una de las herramientas más importantes para el desarrollo de
cualquier persona, pero ésta no siempre es bien implementada y nos puede llevar
a fracasar en nuestros objetivos. El diálogo y el entendimiento son la base
para poder manejarnos en cualquier ámbito donde nos relacionamos con otros,
tanto en el mundo laboral como en la vida social.
Ámbito Laboral
La
Comunicación Efectiva en el ámbito laboral genera buenas relaciones de
convivencia y colaboración con compañeros, evita las interpretaciones cruzadas
y abre nuevas oportunidades de crecimiento profesional.
Con
una mejor comunicación, habrá más oportunidades de crecimiento profesional. No
importa el tipo de actividad que realice cada uno, la convivencia y
colaboración con compañeros, colegas, proveedores o cualquier contacto de
trabajo es fundamental. Porque estos vínculos, además de generar un buen clima
de trabajo, son la base para lograr acuerdos que nos permitan avanzar. Además,
con una comunicación clara se evitan las malas interpretaciones y los ruidos
que ponen trabas para un buen diálogo. En definitiva, una comunicación débil en
el trabajo pondrá límites y hará que disminuyan las oportunidades de crecer. En
cambio, la comunicación eficaz con colegas hará que se abran nuevas puertas
para el desarrollo profesional.
Ámbito Social y
personal
A
nivel personal, la Comunicación es importante porque permite construir vínculos
de confianza, conectar emocionalmente con otros, alimentar la autoestima y
potenciar el crecimiento personal. Los vínculos de confianza que construimos en
el día a día tienen un impacto directo en el desarrollo personal. A medida que
alimentamos las relaciones ya sea con amigos, familiares, pareja, hijos o
compañeros de actividades, se produce una conexión emocional que aumenta
nuestra sensación de seguridad. Esto no quiere decir que tangamos que estar
permanentemente en contacto con otros, ocupando todo el tiempo libre. No es una
cuestión de cantidad sino de calidad, se trata de mejorar los vínculos con los
que nos rodean. Fortalecer este mundo personal y social alimenta la autoestima
personal y eso se transmite en la imagen que perciben los demás de nosotros.
Por último, contar con vínculos fuertes hace que estemos mejor preparados para
atravesar situaciones de crisis en otros ámbitos de la vida.
La primera buena impresión
La
imagen que ofrecemos en un primer encuentro es recordada y marca el desarrollo
futuro de las relaciones. Por eso, hay que tener en cuenta varios aspectos para
lograr una buena primera impresión.
Aspectos
para tener en cuenta:
·
Puntualidad
y apariencia personal.
·
Amabilidad
y simpatía.
·
Empatía.
·
Actitud
positiva.
·
No
intentar dominar ni intimidar.
·
Inspirar
confianza.
·
Claves para la Comunicación
Interpersonal
§
Relación:
Entablar una relación al iniciar la conversación en lugar de ir directamente al
tema principal de la charla. Abrir el diálogo con frases como: “Buenos días”,
“cómo te va”. Estas envían un mensaje al otro, de que la persona se preocupa
por quien recibe el mensaje.
§
Conocimiento:
Tener conocimiento del tema de conversación, informarse, averiguar e investigar
para ganarse el respeto de nuestros interlocutores.
§
Escucha
activa: Escuchar mejora la predisposición para el diálogo y permite interpretar
también lo que no se dice.
§
Repregunta:
Preguntar y aclarar para asegurarnos que entendemos y clarificar lo que el otro
dice, con frases como: “Te referís a..”, “lo que querés decir es que...”, “si
no entiendo mal lo que decís es que...”.
§
Pausa:
Antes de emitir una crítica, es recomendable hacer una pausa y buscar el
momento oportuno. No es necesario comunicar inmediatamente lo que se siente.
Chequear si las opiniones son producto del enojo o si una vez que pasó la
bronca seguimos pensando lo mismo.
§
Apertura
a nuevas ideas: Abrirse a nuevas ideas, en lugar de rechazarlas inmediatamente,
es recomendable hacer una pausa y considerar sus posibilidades, los pro y los
contras. Además, tener la flexibilidad para considerar lo que podría funcionar
en lugar de pensar que puede fracasar. Tener una actitud de apertura a lo nuevo
es pensar en las posibilidades en lugar de en las imposibilidades.
Malos hábitos en una conversación
En
las situaciones de comunicación, es común incurrir en errores o malos hábitos
que pueden generar un clima tenso y no colaboran para lograr el buen
entendimiento.
Estos
son:
- Interrumpir.
- Distraerse mientras el otro habla.
- Hacer reclamos por temas pasados.
- Acusar.
- Ponerse a la defensiva.
- Generalizar.
- Minimizar lo que le pasa al otro.
Buenos hábitos en una conversación
• Dejar hablar al otro.
• Enfocarse en el tema de conversación.
• Admitir lo que no se entiende.
• Ser claro y directo.
• Rescatar lo positivo de los errores.
• No generalizar ni minimizar lo que le
pasa al otro.
Módulo 2
La Comunicación Verbal
La comunicación verbal es cualquier tipo de
comunicación que está basada en el lenguaje verbal, es decir las palabras. En
este modo de comunicación se utilizan signos para construir los mensajes y se
articulan las palabras de forma tal que la otra persona entienda de lo que se
está hablando o comunicando. La comunicación verbal puede darse de forma oral y
también de forma escrita.
Comunicación Oral
En la comunicación oral, el diálogo se da a través de
signos orales y palabras habladas. Este tipo de comunicación funciona, además,
con elementos de comunicación no verbal, es decir gestos, tonos de voz y
movimientos del cuerpo, entre otros. En líneas generales, la comunicación oral
es más espontánea e inmediata que la escrita. Esto significa que el emisor,
aunque pueda rectificarse de algo que dijo, no puede borrarlo. El que habla
elabora y emite su mensaje de manera simultánea a que es recibido y comprendido
por el receptor. Por su parte, el receptor debe ir comprendiendo el mensaje a
medida que éste es emitido. Y otra característica de la comunicación oral es
que es más efímera que la escrita, no sólo porque los sonidos los escuchamos en
forma momentánea y luego desaparecen, sino también porque la memoria de los
destinatarios y de los emisores es incapaz de recordar todo lo hablado.
Comunicación Escrita: La
comunicación escrita está basada en la transmisión de mensajes utilizando la
escritura, a partir de una serie de reglas y símbolos que permiten transmitir
información. Tiene la particularidad de ser elaborada y diferida. Esto
significa que el emisor puede revisar y corregir su mensaje antes de que llegue
al receptor. A su vez, el receptor puede decidir el tiempo que se tomará para
leer el texto y volver a leerlo cuantas veces quiera.
Diferencias entre Comunicación oral y escrita
En la comunicación escrita hay un tiempo de reflexión
previa antes de emitir un mensaje y la retroalimentación no es tan inmediata
como en la comunicación oral. Además, en la comunicación escrita no está
presente la comunicación no verbal, con la posibilidad de interpretar gestos,
tonos de voz etc. como en la comunicación oral. Otra diferencia es que la
comunicación escrita tiene permanencia, lo que comunicamos en un mensaje
escrito queda y tiene existencia a través de diferentes tipos de documentos.
Tipos de textos:
Narración: consiste en un relato de sucesos reales o
imaginarios, desarrollados en un lugar y a lo largo de un tiempo, y con
personajes que también pueden ser reales o de ficción. Hay una estructura
básica que sirve para ordenar: introducción, nudo y desenlace, donde finalmente
el conflicto encuentra solución.
Descripción: es el que busca hacer una representación verbal real
de un objeto, persona, paisaje, animal, emoción, y prácticamente todo lo que
pueda ser puesto en palabras. Esta descripción enumera los rasgos físicos o
abstractos de algo y pretende que el lector obtenga una imagen exacta de la
realidad que estamos transmitiendo en palabras, una especie de “pintura
verbal”.
Exposición: Presentan una idea o cuestión con la intención de
hacerla comprensible a quien escucha. El objetivo de estos textos es transmitir
información mediante una explicación basada en datos. Algunos elementos que se
suelen usar en estos textos son: las descripciones, definiciones, comparaciones
y los ejemplos que ilustren lo que estamos explicando.
Argumentación: Tiene el objetivo de convencer y para esto, el
emisor hace uso de distintos elementos que apoyan sus ideas, como datos,
opiniones, pruebas, etc. Estos serán sus argumentos.
Extrovertidos / Introvertidos:
Las personas extrovertidas se caracterizan por tener
un mayor interés por el mundo exterior (por la gente y las cosas que los
rodean), que los lleva a buscar experiencias y sensaciones nuevas, y por esto
suelen estar al tanto de diversas informaciones.
La personalidad extrovertida se caracteriza por la
apertura a lo nuevo, el optimismo, la curiosidad, la amabilidad (en los casos
que no son impulsivos), la capacidad para expresar lo que piensan y sienten sin
inhibición y la tendencia al liderazgo.
Las personas introvertidas se caracterizan por ser
sujetos más reservados, distantes, introspectivos, previsores y
autocontrolados. Por lo general, los introvertidos se interesan más por su
mundo interior (sus sentimientos y pensamientos). Aunque sean un poco más
cerrados son capaces de desarrollar vínculos y una vida social activa con
personas cercanas.
Las características de las personas introvertidas que
pueden facilitar la comunicación, son la tolerancia y la capacidad de no perder
la paciencia en una discusión, el control al momento de emitir opiniones de
manera que los otros no se sientan atacados, la reflexión y la pausa antes de
decir lo primero que se viene a la mente.
Expresión eficaz:
•
Qué se comunica (el mensaje), a quién (destinatarios),
cuándo y cómo (la mejor forma de comunicar lo que quiera contar).
•
Jerarquizar la información y elegir una idea como la
principal. Para que el mensaje tenga fuerza, es necesario hacer una selección y
no intentar transmitir mucha información al mismo tiempo, porque si no el
mensaje pierde fuerza y se diluye. Así, lograremos mensajes breves, concisos y
con un mayor impacto en los receptores.
Criterios para comunicar mensajes comprensibles
Claridad: los mensajes deben ser claros para que puedan ser
comprensibles.
Precisión: la información transmitida debe ser completa y
precisa, para que no genere desconfianza en los destinatarios.
Veracidad: el contenido de los mensajes debe ser auténtico para
facilitar la credibilidad por parte de los receptores.
Oportunidad: los mensajes deben emitirse en el momento útil y
necesario, ni antes ni después.
Atractivo: si se quiere generar una reacción positiva en los
destinatarios, el mensaje tendrá que ser interesante.
